為了進一步提高檔案中心檔案管理水平,逐步實現檔案管理的規范化、制度化、科學化，依據《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關規定，結合檔案中心工作實際，制定本制度。
一、檔案中心工作職能
1、負責州政府各委局室人事檔案的收集、整理和管理等項工作。
2、負責州政府各委局室人事檔案的查閱、借閱和交接等項工作。
3、負責做好州政府機關干部職務、工資變動情況的登記、錄入等項工作。
4、負責做好州政府機關干部檔案的安全、保密工作。
5、負責做好州政府副縣級以上干部檔案的移交工作。
6、負責做好事業單位新聘人員和未聘人員、流動人員、畢業生以及下崗失業人員檔案的管理工作。
7、負責做好文書檔案、財務檔案，各處室在工作中形成的檔案的歸檔、保管、利用等項工作。
二、檔案人員崗位職責
1、努力學習黨和國家的方針政策，不斷提高政治思想水平。
2、熱愛本職工作，刻苦學習業務知識，不斷提高工作能力，努力做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作。
3、負責管理檔案中心的全部檔案，確保檔案安全、不得泄露檔案內容。
三、檔案保密制度
1、牢固樹立保密觀念，增強保密意識，嚴格遵守保密規定。
2、不準以任何理由私自向任何人提供人事檔案或泄露檔案內容。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》的，要依法嚴肅處理。
3、不準攜帶干部檔案游覽、參觀、探親、訪友或出入公共場所。不準在無關人員在場的情況下議論檔案內容。
4、不準用電話等工具提供檔案內容。
5、不準在不利于保密的地方存放或查閱人事檔案。
6、要及時檢查并堵塞保密工作中的漏洞，嚴防失密、泄密事件的發生。
四、檔案材料收集制度
1、明確收集范圍，了解和掌握形成與干部檔案材料源的信息，及時全面地收集干部檔案材料。
2、形成干部檔案材料的組織人事部門要在材料形成后10天內，非組織人事部門要在20天內將材料送交干部檔案管理部門歸檔。
3、凡由上一級或同級組織人事部門代管檔案的單位，都要固定專人負責受基本單位干部檔案材料，并及時送交檔案管理部門歸檔。
4、認真審核收集的材料，發現不符合要求的應及時通知形成材料部門，予以改正。
5、建立“收集干部檔案材料登記簿”和“缺少干部檔案材料登記簿”，并做好登記工作，對缺少的檔案材料，要及時查詢、收集、以確保干部檔案內容的完整。
5、不準在不利于保密的地方存放或查閱人事檔案。
6、要及時檢查并堵塞保密工作中的漏洞，嚴防失密、泄密事件的發生。
五、檔案庫房管理制度
1、檔案入庫時要認真檢查案卷質量，清點數目，做到帳、物、卡相符。
2、檔案要按不同門類、載體、依檔號順序排入。庫房柜架應編順序號，柜、庫應有檔案資料存放標志、示意圖。
3、庫房內要安置溫濕度計，每天定時測記。應根據氣候及溫濕度情況，及時通風，將庫房溫濕度按制在標準范圍內。
4、庫房內嚴禁吸煙、嚴禁明火、嚴禁裝置和存放易燃易爆物品。要定期檢查消防器材、電路和電器設備，及時消除隱患。
5、在檔案柜內放置防霉驅蟲藥劑，要經常檢查，定時換放。發現蟲、霉及時處理。
6、庫房要經常進行清掃、保持清潔無塵。掛好庫房窗簾，做好檔案防光工作。每天下班前，應檢查庫房門窗，切斷水、電源。
7、檔案室無關人員，不得隨意進入庫房。
六、檔案查閱、借（調）檔制度
1、因工作需要查閱、借（調）檔案，由接待部門填寫查閱、借（調）檔案審批單后（加蓋部門公章），方可查閱、借（調）出檔案。
2、查閱、借閱人員必須是所在單位兩名以上的正式人員。
3、檔案管理人員，應根據審批規定確定是否提供材料內容。
4、查閱檔案必須嚴格保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；嚴禁檔案內容外泄。
5、從檔案中拍攝、復制取證，必須報請主管部門審批，并履行登記手續。
6、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
7、檔案一般不外借，特殊情況需經部門領導批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還。
七、檔案轉遞制度
1、人事檔案應通過機要、交通轉遞或派專人送取，不準本人自帶。
2、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
3、轉出的檔案必須按規定的轉遞通知單項目詳細登記，嚴密包封。
4、收檔單位核對無誤后應在檔案回執上簽名蓋章立即退回。超過一個月未退者，轉出單位應催問，以防丟失。
5、嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的“無頭檔案”應認真查轉。對確屬查不到下落的檔案材料應妥善保存。